SaaS 구독 vs 맞춤 내부 업무 시스템 — 소규모 회사가 판단하는 기준

"그냥 SaaS 쓰면 되지 않나요?" 맞습니다. 표준 업무라면 SaaS가 정답입니다. 문제는 대부분의 회사 업무가 표준이 아니라는 것입니다. 견적 방식, 정산 규칙, 현장 보고 양식은 회사마다 다르고, SaaS는 그걸 맞춰주지 않습니다.

판단 기준 5가지

1. 우리 업무가 SaaS 화면에 80% 이상 들어맞는가? — 들어맞으면 SaaS. 매번 엑셀로 내보내 다시 가공한다면 이미 아닙니다.
2. 사용자 수 × 월 구독료 × 36개월 — 10명 × 3만원 × 36개월 = 1,080만원. 이 금액이면 맞춤 시스템이 나옵니다.
3. 데이터를 우리가 소유하는가? — 해지 시 데이터가 CSV 한 덩어리로 남는지, 연동이 끊기는지.
4. 다른 시스템과 연동이 필요한가? — 쇼핑몰·POS·회계·알림톡. SaaS 간 연동은 보통 유료 애드온입니다.
5. 업무가 앞으로 바뀔 것인가? — 성장 중인 회사는 6개월마다 프로세스가 바뀝니다.

맞춤 시스템의 현실적인 형태

'맞춤 시스템'이라고 하면 수천만 원짜리 개발을 떠올리지만, 소규모 회사에 맞는 형태는 훨씬 가볍습니다.

형태	적합 규모	구축 기간	특징
구글시트 + Apps Script	1~15명	1~3주	서버 비용 0, 익숙한 UI, 빠른 수정
시트 + 웹앱(AppSheet/Web App)	5~30명	2~5주	모바일 입력, 행 단위 권한
전용 웹 시스템 (Next.js + DB)	10명~	4~8주	로그인·결재·이력, 외부 연동 자유

저희가 구축한 업종 맞춤 통합 업무시스템 사례는 견적→계약→현장→정산 흐름을 하나의 웹 시스템으로 묶고, 대표는 현황판만 보고 의사결정하도록 만든 케이스입니다. 직원 수는 10명 미만이었습니다.

실패하는 맞춤 시스템의 공통점

• 처음부터 모든 기능을 넣으려 한다 → 가장 아픈 업무 하나부터.
• 실제 데이터 없이 개발한다 → 첫 주부터 진짜 데이터로.
• 납품 후 문서가 없다 → 구조 문서·가이드 없는 시스템은 만든 사람이 떠나면 끝.

결론: 표준 업무는 SaaS, 우리만의 업무는 맞춤. 그리고 맞춤은 '크게'가 아니라 '가볍게, 확장 가능하게' 시작합니다.